Registrasi Onsite

Registrasi Onsite

Registrasi onsite merupakan sebuah sistem pendaftaran pada sebuah penyelenggaraan acara di mana peserta atau partisipan yang datang harus memasukkan datanya terlebih dahulu pada sistem komputer yang sudah disediakan sebelum masuk ke venue atau tempat acara. Biasanya sistem registrasi ini diperuntukkan bagi pendaftar ulang, jadi yang sebelumnya sudah mendaftar secara online akan mendapatkan kode khusus di mana kode tersebut digunakan untuk pendaftaran ulang ketika menghadiri acara. Registrasi onsite juga bisa dimanfaatkan untuk pendaftaran peserta atau partisipan baru yang sebelumnya belum mendaftar secara online sehingga bisa melakukan pendaftaran di tempat tanpa harus mengisi formulir kertas secara manual. Pengguaan registrasi jenis onsite ini bisa mengatasi masalah-masalah sebagai berikut.

Antrian panjang pengunjung saat acara berlangsung

Dalam menyelenggarakan sebuah event tentunya ada jadwal yang harus diikuti agara acara bisa berjalan dengan lancar dan baik. Namun jadwal yang sudah disusun rapi akan berantakan apabila ternyata di pintu masuk proses pendaftaran peserta belum juga selesai padahal acara bisa berjalan jika ada peserta yang mengikutinya. Sistem registrasi onsite bisa memangkas waktu yang dibutuhkan untuk proses pendaftaran ulang maupun pendaftaran baru jauh lebih pendek dibandingkan peserta yang harus memasukkan data secara manual menggunakan kertas dan pulpen. Penyelenggara acara pun akan mendapatkan apresiasi karena antrian pendaftaran tidak terlalu lama yang bisa membuat para peserta tentunya jadi merasa kurang nyaman.

Perbedaan data peserta yang sulit diukur

registrasi onsiteKadang, jumlah pendaftar yang melakukan registrasi secara online bisa berbeda dengan peserta atau partisipan yang menghadiri acara pada hari-H.  Jumlah yang mendaftar bisa lebih banyak daripada yang hadir, atau sebaliknya jumlah yang hadir justru lebih banyak dari yang melakukan pre registrasi secara online. Dengan adanya sistem registrasi onsite, data perbedaan jumlah ini bisa lebih terukur sehingga bisa menjadi bahan evaluasi dan laporan bagi penyelenggara untuk mengukur suksesnya acara dan sebagai referensi event selanjutnya.

 

Penggunaan kertas terlalu banyak

Paper-based data saat ini sudah makin ditinggalkan karena teknologi digital atau sistem registrasi onsite dinilai jauh lebih efisien dari segi biaya, waktu, dan juga sumber daya lainnya. Penggunaan kertas untuk menyimpan data tidak hanya lebih ramah lingkungan dan hemat biaya cetak, namun juga membuat data bisa lebih tersimpan lebih permanen. Data yang hanya tercetak pada kertas akan dimakan usia dan manajemen arsipnya pun tidak efektif karena makin banyak dokumen maka makin banyak pula ruang penyimpanan yang digunakan. Padahal data yang dimasukkan oleh peserta adalah data yang penting bagi perkembangan perusahaan ke depannya terutama data yang berupa email, nomor telpon, dan juga demografi peserta event.

AFA RENT Chat
Kirim ke Whatapps